Çalışanlar için En İyi Verimlilik Uygulamaları

Çok değil bundan 20-30 yıl öncesine kadar ofislerimiz çok daha farklı bir konseptte sahipti. Masa üzerimde bir takvim, yine masanın bir kenarında o yıla ait bir ajanda. Birçok not kağıdı, ataçlar, iğneler yani sayısız ofis malzemesi ihtiyacımız bulunuyordu. Önce bilgisayarlar girdi hayatımıza daha sonra internet ve artık bir avuca sığacak kadar küçük cihazlarla iş hayatımızı sürdürebilir olduk. Teknolojinin hızlı ilerlemesi ve hayatlarımıza damgasını vuran internetin sadece ev değil ofis ortamlarında da kullanımının artması ile birlikte ofis verimliliğinin de tanımı değişmiştir. Mobil cihaz kullanımının yaygınlaşması ile beraber artık ofislerde ve iş yerlerinde yaptığımız pek çok işi mobil olarak dilediğimiz zamanda dilediğimiz yer yapabilme imkanına sahibiz.

Çalışanların ofiste verimli bir süreç geçirmeleri için kullanabilecekleri uygulamalar ve diğer yapılması gerekenlere bu yazımızda yer vermeye çalışacağız.

Ofiste Zaman Yönetimi

Liberal ekonomi ve sert kapitalizm şartlarının hakim olduğu yaşadığımız şu dönemde artık bireylere yüklenen işler de nitelik değiştirmeye başlamıştır. Artık daha çok online platformlar tercih edilmeye başlanmış bu da beraberinde yoğunluk getirmiştir. Bu yoğunluğun sürdürülebilirliği için ofiste zaman yönetiminin önemi de artmıştır. Gerek motivasyon gerekse de efektif zaman kullanımı için ek tedbirler ve desteklere başvurmak artık olmazsa olmaz bir konu haline gelmiştir. En önemli şeyin zaman olduğunu herkes artık kabul etmektedir ve bu yüzden ofiste iş için harcanan zaman ve emeğin doğru kullanımı her zamankinden daha da önemli bir hal almıştır. Çünkü normalde biz zamanı değil zaman bizi yönetmektedir. İnsan vücudunun anatomik yapısı gereği en verimli olduğu saatler sabah 9 ile 12 arasıdır. Bu zaman diliminde sağlanan ofis verimliliği en üst seviyededir. Yemekten sonra ise mide çok çalışır ve kalp mideye çalışır. Bu da uyku hali getirir. İşte bütün bu bilimsel bilgiler ışığında iş odaklı verimlilik arttırma tekniklerine yönelmek ve zamanı doğru kullanmak çok önemlidir.

Odaklanma Sorunu

Günümüz dünyasının en başarılı icatlarından birisi olan akıllı telefonlar artık biraz da günlük hayatımızdan ciddi oranda vakit çalmaya başladılar ve bu bir sorun olmaya başladı. Yapılan araştırmalara göre sadece ülkemizde her 13 dakikada bir cep telefonumuza bakıyoruz. Bu da ister istemez çalışma hayatında bireylerin odaklanma sorunu yaşamalarına sebep oluyor. Artık akıllı telefonlarla, video ve fotoğraf çekebiliyoruz, film ya da dizi izleyebiliyoruz, bütün sosyal medya hesaplarımız derken iş hayatımızla ilgili de cep telefonlarımızdan destek almaya başladık. Maillerimizi kontrol etmek, toplantılara telekonferans yöntemi ile katılmak gibi bir çok durumda ve sorunda hemen cep telefonlarımıza sarılıyoruz

İş Hayatında Verimlilik ve Motivasyon

Geleneksel ofis çalışma programı sabah 9 da iş başı yap, öğle arası yemek molası ver akşam 5 ya da 6 gibi ofisten çık ve evine git. Dijitalleşen dünya ile birlikte bu gelenekler de doğal olarak sekteye uğradı. Bazı iş yerlerinde kendini iyi hissetmeyenlerin evde de çalışabilme özgürlüğünün olması o kişinin motivasyonunu olumlu yönde etkiler ve işini sahiplenmesini sağlar. Ama tabi ki iş hayatımızda sergileyeceğimiz verimliliğin alacağı trendleri sadece işverenlere bırakmak da doğru bir davranış olmayacaktır. Artık bilişim çağındayız ve iletişim hiç olmadığı kadar kolay. Yardımcı uygulamalar, eğitimler derken sizlere tek kalan ortada bekleyen bilgiyi alıp kullanmak. Evet günümüz teknolojisinde artık bilgiye ulaşmak çok kolay ve ucuz. İş verimliliğini arttırma yollarını arayan herkesin bulacağı birçok yol ve sonuç bulunuyor. Keza motivasyonun gerçekleşebilmesi için öncelikle işinize hakim olmalı ve beklentileri karşılayabilecek bir kapasite sergilemelisiniz. Eğer ki bunu başaramaz ve ofis hayatınızdaki vakti doğru değerlendiremezseniz başarılı olma ihtimaliniz de zora girer. İşler karışır ve hatta yanlış planlama yapmak zorunda kalabilirsiniz. Daha da kötüsünü belirtmek gerekirse iş disiplininiz de bozulur ve yüksek ihtimalle iş hayatınızda sorun yaşayabilirsiniz. Her iş ve iş ortamında bilgi birikimi ve tecrübe kadar önemli bir diğer konu da motivasyondur diyebiliriz.

Çalışma Verimliliğini Artıracak Uygulamalar

Hayatlarımızın her anının mobilize olması birçok kapının da aralanmasına vesile olmuştur. Alışverişten seyahate, resmi devlet işlerinden hastane işlerine kadar birçok faaliyetimizi akıllı telefonlar ile organize edebilir olduk. Yazımızın bu son bölümünde sizlere çalışma verimliliğini artıracak uygulamalardan en popülerlerini ve en çok işe yarayanlarını aktarmaya çalışacağız. Bu uygulamalardan bazıları tamamen profesyonel iş hayatınıza destek amaçlı iken bazıları ise yaşanması olası odaklanma sorunlarına karşı alınan tedbirleri kapsamaktadır. Her iki türlü de bu uygulamalar sayesinde ofiste çalışma verimliliği muhakkak artacak ve hissedilir derece yardımı olacaktır.

Forest

Hepimizin şahit olduğu bir fotoğrafı sizlere hatırlatarak konuya giriş yapmak istedik. Toplu taşıma aracına bindiniz ve kendinize bir yer buldunuz. Sonra çevrenize baktığınızda çok büyük ihtimalle her 3 kişiden 2 tanesinin cep telefonuyla ilgilendiğini göreceksiniz. Evet akılı telefonlar çok faydalı ama şu bir gerçek ki bu cihazlarla çok vakit harcıyoruz ve bu da iş hayatında odaklanma sorunu yaratabilmektedir. Bu alışkanlıktan kurtulmak istiyorsanız Forest uygulamasını kullanmanızı şiddetle öneririz. Google Play üzerinden ücretsiz, App store’dan ücretli indirip kullanabileceğiniz Forest uygulaması özellikle iş disiplini açısından son derece yararlı bir uygulama. Uygulamada büyütmek zorunda olduğunuz bir ağaç var ve o ağacın büyüyebilmesi için başka uygulamaları açmamanız gerekiyor.

Trello

Sıradaki uygulamamız daha çok yönetici olarak tanımlayacağımız kişileri ilgilendiren bir uygulama. Proje yönetimi için tasarlanmış olan Trello Uygulaması işyerinde verimliliği arttırmak için kullanıcıları disipline eden bir yapıya sahip. Örnek vermek gerekirse, IT departmanı yöneticisisiniz ve kullanmış olduğunuz sistem ile ilgili iş geliştirmeleri buradan takip ediyorsunuz. Hangi projenin hangi aşamada olduğunu en iyi Trello uygulaması üzerinden takip etmeniz mümkün.

Todoist

Eğer kendinize iş planı yapmak ve kendinize bir ofis verimliliği yaratmak istiyorsanız Todoist tam size göre bir uygulama. Bütün tarayıcılar üzerinden de çalışan Todoist uygulamasını hem google play hem de app store üzerinden ücretsiz indirip kullanabiliyorsunuz. Yapılacak işleri listelemek ve planlı bir şekilde verimliliğe katkı sağlayan bir uygulama olmanın yanı sıra çok kullanışlı ve hoş bir ara yüze de sahip.

Be Focused

Çalışma verimliliğini artıracak uygulamalar sıralamasında Be Focused uygulaması da bulunuyor. İngilizcede odaklanmak anlamına gelen Be Focused gerçekten odaklanmayı sağlamak için var olan bir uygulama. Görev yönetimi, proje takibi gibi takibi çok da kolay olmayan organizasyonları tamamen tek bir resim halinde takip edebilmesini sağlayan Be Focused dikkat dağınıklığı sorununun temeline inen bir uygulama. Bazen aşırı odaklanma da odaklanma sorunu yaratmaktadır ve Be Focused uygulaması bu soruna da parmak basmış ve kısa aralıklarla odaklanmanızı sağlamaktadır.

Toggl

Toggl uygulaması aslına bakarsanız bir üretkenlik uygulaması. Hangi iş için ne kadar zaman harcadığını takip etmenize yardımcı olan Toggl uygulamasını kullanmak ise son derece kolay. Verileri raporlar halinde alabildiğiniz gibi etkileşim özelliği ile de kendinizi uyarabiliyorsunuz. Yani normalde mesela muhasebe alanında bir işi daha önceleri 2 saatte yapıyorsanız ve bu sefer ortalamanın üzerinde zaman harcadıysanız Toggl sizleri uyarıyor. Hem Apple Store hem de Google Play üzerinden Toggl uygulamasını ücretsiz bir şekilde indirmeniz durumunda iş odaklı verimlilik artırma teknikleri içerisinde önemli bir uygulamaya sahip olacaksınız.

Duo

Apple’ın Facetime uygulamasına rakip olarak çıkarılan Google Duo uygulaması özellikle başta telekonferans üzerinde aktif bir mesajlaşma uygulaması. Özellikle pandemi sürecinde oldukça popülerleşen telekonferans yöntemi ile iş hayatında yapılan görüşmelerin artış göstermesi ile birçok uygulama gibi Duo da başarılı bir şekilde iş verimliliğini arttıran bir uygulama olarak karşımıza çıkıyor. Çok basit bir tasarıma sahip olan Duo uygulamasını Apple ve Android telefonlarınıza ücretsiz bir şekilde indirip kullanabiliyorsunuz.

Any.do

Çalışma Verimliliğini Artıracak Uygulamalar konu başlığında sıralamadaki uygulamamız olan Any.do uygulaması geniş bir kitle tarafından adete bir kurtarıcı olarak kullanılan ve oldukça da eğlenceli bir iş ve görev yönetimi uygulamasıdır. Son derece basit ve kullanışlı bir ara yüz sunan Any.do gerek iş disiplini gerekse de ofis verimliliği açısından eşsiz bir yardımcı. İster sesli isterse de yazılı bir şekilde not alan Any.do verimlilik uygulamaları arasında en sık tercih edilenler arasında. Android ve Apple sürümleri ücretsiz indirip kullanılabiliyor. Ayrıca cep telefonunuza gelen cevapsız çağrıları da bu uygulama üzerinden geri aramanız ya da not etmeniz mümkün.

Google Calendar

Sıradaki verimlilik uygulamasını büyük bir ihtimalle çoğunuz zaten işyerinizde kullanıyorsunuzdur. Google Calendar eskiden masalarımızda bulunan en az 2 ofis malzemesini fırlatıp atmış bir uygulamadır. Calendar İngilizcede takvim anlamına gelmektedir ve Google Calendar üzerinden iş planı yapabilir o güne ait yapılması gereken işleri not edebilir ya da toplantı tertipleyip davetlilere istek yollayabilirsiniz. İş yerinde verimlilik sağlamak yakalamak istiyorsanız ve iş verimliliğini arttırma yolları arayışında iseniz Google Calendar uygulamasına öncelik vermenizi tavsiye ederiz.

Habitica

İş verimliliği uygulamalarının sayısı arttıkça özellikleri ve nitelikleri de zaman içerisinde değişime uğramış ve model sayısı her geçen gün artmıştır. Ofis verimliliğini arttırmanın en güzel yollarından birisi de şüphesiz iş hayatınızı eğlenceli bir hale getirmekten geçer. Öyle ya her zaman ruh haliniz aynı olmayabilir ve sıkıcı iş gündemi sizi bir gün agresif tepki vermeye itebilir. Habitica verimlilik uygulamasında öncelikle kendinize bir iş programı hazırlıyorsunuz. Her program sonrasında size ait bir avatar güç kazanıyor. Böylelikle iş hayatınızı küçük bir oyunla devam ettirerek tam bir iş odaklı verimlilik sağlayabiliyorsunuz. Üstelik de işin sonunda eğlenceniz bir sonraki gün devam ediyor.

Things 3

Aslında Things 3 verimlilik uygulamasının tarihi 2007 yılına kadar gidiyor. Fakat 2017'de en iyi tasarım ödülünü aldıktan sonra adından söz edilmeye başlanan Things 3 uygulaması iş programı yapmanız için son derece sadece ve basit bir kullanım imkanı sunuyor. MacOS, iOS ve watchOS platformlarına kullanılabilen Things 3 iş odaklı verimlilik artırma teknikleri içerisinde en sadesi ve belki de en öncelikli olanlarından. Uygulama ücretli ve dolar üzerinden fiyatlama yapıldığı için bu programı sadece gerçek amacı iş verimliliği olanların kullanmasında fayda var.

Freedom

Çok şey denediniz ama bir türlü iş disiplini sağlayamadınız ve dikkatiniz hala çok dağılıyor o zaman bir de Freedom verimlilik uygulamasını denemenizi öneriyoruz. Windows, Mac, iOS, Android ve Chrome uzantısı olarak çalışan Freedom verimlilik uygulaması kullanıcıları 8 saate kadar internetten uzak tutma görevi edinmiş bir uygulama. Freedom iş hayatında dikkatinizi dağıtacak web siteleri ve uygulamaları engeller ve adeta sizleri özgür bırakır. Zaten isminden de bu mana çıkmaktadır. Freedom uygulamasını ücretsiz deneyebiliyorsunuz ama daha sonrasında ödemeniz gereken bir bedel bulunuyor.

Paper

Günümüzde cep telefonlarımız artık neredeyse bir uzva dönüşmüş ve çok da tercih edilmeyen alışkanlıklara sebep olmuştur. Maalesef çalıştığımız ofislerde de bu alışkanlıkları kolay kolay bir kenara atamıyor ve bu da odaklanma sorunu yaratmaktadır. Kağıttan telefon anlamına gelen uygulamada tek bir dokunuş sayesinde iş yerinde verimlilik sağlamanız kolaylaşıyor. Telefonla ilgili ne işiniz var ise yazıcıdan kağıttan bir telefon şeklinde not olarak çıkarabiliyorsunuz. Amaç tabi ki sadece sizleri günde onlarca kez telefonunuza bakmanızı engellemek.

Google Drive

Bir çoğumuz ofiste çalışırken büyük dosyalarla iş yapar ve bu dosyalar ciddi anlamda yer kaplayabilmektedir. Hem ev hem de ofiste çalışanlar için ise bu durum gerçek bir oruna dönüşebilir ya da dosyayı bir başkasıyla paylaşmak gerekebilir ama bu sefer de dosya büyüklüğü e-mail atmanızı imkansızlaştırabilir. İşte Google Drive tam da bu noktada devreye giren bir verimlilik uygulaması olarak ortaya çıkıyor. Dünya üzerinde 1 milyar kişi tarafından kullanılan Google Drive elbette ki en başarılı iş verimliliği artırma yollarından birisidir. Dosya depolama ve senkronizasyonu noktasında dünyanın en çok kullanılan uygulaması özelliği ile de ön plana çıkan Google Drive ücretsiz olarak kullanılabiliyor.

Dropbox

Günümüzde dosya transferi, dosya saklama ve senkronizasyon çalışmaları ile ilgili yardımcı uygulamaların sayısının gün geçtikçe arttığına şahit oluyoruz. Bu aslında bir gereksinim olmuş ve bu alanda uygulamalar üzerinden yürütülen çalışmalar sonucu ofis verimliliği de artış göstermektedir. Bu alanda faal olan ve milyonlarca kullanıcının tercih ettiği bir diğer uygulama ise Dropbox uygulamasıdır. Android, iOS ve Windows Phone mobil cihazlar üzerinden kullanabileceğiniz Dropbox verimlilik uygulaması sayesinde 2GB'a kadar ücretsiz, dilediğiniz kadar dosyayı yönetebilirsiniz. Kapasiteyi arttırmak ise son derece cüzi bir miktarla mümkün. Birçok şifreleme önlemi alınmış olan Dropbox güvenilirlik açısından da gönül rahatlığı ile kullanabileceğiniz bir uygulamadır.

Productive

Productive İngilizcede üretkenlik anlamına geliyor. Yani Productive verimlilik uygulaması üretkenliği esas alan bir uygulama ve üstelik ücretsiz olarak kurup kullanabiliyorsunuz. İş yerinde verimliliğinizi arttırmak istiyorsanız ve bunu başarmanın yolunun iyi bir programlamadan geçtiğinin de farkındaysanız Productive uygulaması sizin aradığınız uygulama. Oldukça basit bir kullanım kolaylığı sunan Productive verimlilik uygulaması sayesinde kendinize özel bir uygulama sahibi oluyorsunuz. Bildirimler, anımsatıcılar ve raporlama özelliği sayesinde de tercih edilen Productive uygulaması ücretsiz ama bazı özellikleri için premium üyelik gerekiyor. Sadece iş yerinde verimlilik değil öze hayatınızda da düzen getirecek özelliklere sahip olan Productive’in premium özelliklerini ise ücretsiz bir şekilde kısa bir süre inceleyebiliyorsunuz.

1Password

Artık tamamen dijital bir dünya düzeninin hakim olduğu gerçeğini hepimizin kabul etmesi gerekiyor. Bu da beraberinde tabi ki güvenlik sorunlarını getiriyor. Dijitalleşme ile birlikte artık birçok şifreyi de aklımızda tutmak zorlaşmaktadır. Kredi kartları şifrelerimiz, internet bankacılığı şifrelerimiz, uygulama şifreleri vs saymakla bitmeyecek kadar çok platformda oluşturduğumuz parolaları bir şekilde organize etme gereği de zamanla oluşmuştur. Özellikle de iş odaklı verimlilik artırma teknikleri listelerimizde ön plana çıkacak olan 1Password uygulaması bu alanda var olan boşluğu da büyük ölçüde doldurmuş gözüküyor. Aslında bir nevi sanal bir kasa olan 1Password parolalar, yazılım lisansları ve bunlar gibi hassas içerikli bilgilerin korunup saklanması için bire bir hizmet eden bir uygulama. 1Password uygulaması hem hayatınızı kolaylaştıracak hem de iş hayatınızda kullanmanız için gerekli parolaların sizin canınızı sıkmasına engel olup iş hayatında verimlilik artırıcı bir katkı sağlayacak.